Belediye Arşivleri Can Çekişiyor!

2 Ocak 2017, Pazartesi

     


Taner ERASLAN

Günümüz çalışma hayatının en büyük özelliği, teknolojinin tarihte hiç olmadığı kadar çalışma hayatı için etkin vebelirleyici bir rol oynamasıdır.

Hemen hemen bütün işleri teknolojinin verdiği imkanlardan yararlanarak, kolayca ve hızlı bir şekilde yürütülmektedir. Gerçekleştirilen işlemler de yine teknolojinin imkanları çerçevesinde depolanmaktadır.

Depolanan evrakın korunması ve saklanması ise fiziksel yöntemlerde oldukça farklılık göstermektedir. Eskiden bir savaşta ilk hedef, arşiv, nüfus, tapu daireleri iken, şimdi siber saldırıların önem kazanması bu değişimin etkilerini göstermektedir.

Bulut teknolojisi gibi oldukça hızlı teknolojik çözümlerin konuşulduğu, uygulanmaya başlandığı bir ortamda fiziksel arşivde yaşanan sorunların konuşulması sanırım okuyucu tarafından garipsenebilir.

Ancak, iddiamız şudur ki; resmi yazışmanın oluşturulmasından, saklanması, imha edilmesi veya devlet arşivlerine gönderilmesi süreçleri iyi yönetilemediği durumlarda, elektronik ortamlarda depolamanın sorunları çözemeyeceğidir.

Kamu idarelerinde resmi yazılar, bir yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre oluşturulmaktadır. Yönetmelik, elektronik ortamda yazışma yapılabileceğini de belirtmektedir.

Diğer taraftan, resmi yazı, standart dosya planı denilen bir kodlamayla (yazının “sayı” kısmında yer alan 3 bölümden ikincisidir), arşivlenmektedir. Diğer bir ifadeyle, standart dosya plan koduna göre arşiv oluşturulmaktadır.

Her kamu idaresi birim ve kurum olmak üzere iki arşiv oluşturmak, birim arşivinde ilgili mevzuatı çerçevesinde belirlenen sürelerde evrakı bekleterek, süre sonunda kurum arşivine aktarmak zorundadır.

Kurum arşivinde, yine ilgili mevzuatı çerçevesinde bekletilen evrakın ya devlet arşivlerine gönderilmesi ya da imha edilmesi gerekmektedir.

Bu süreçlerde yaşanabilecek sorunlar aşağıda belirtilmiştir:

Evrak arşivlenmesi, standart dosya plan koduna göre olduğundan, kodun evrak oluşturulma aşamasında yanlış, eksik veya hatalı verilmesi sürecin sonraki aşamalarının da tamamen hatalı olması sonucunu doğuracaktır.

Resmi yazının konusu birden fazla standart dosya plan kodunun kullanılmasını gerektiriyorsa, mutlaka birden fazla resmi yazı üretilmesi gerekmektedir. Buna dikkat edilmemesi de klasör sırtlıklarında yer alan standart plan koduyla, klasör içindeki yazının konusu arasındaki bağı koparacak, saklama planın oluşmasına da engel olunacaktır.

Arşiv faaliyet raporunun, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilmemesi

Her yılın Ocak ayı içerisinde yapılması zorunlu olan önceki yıla ait arşivlik malzemenin, birimlerince gözden geçirilmemesi, dolayısıyla, işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırım yapılmaması,

Sağlıklı ve titizlikle uygunluk kontrolünün yapılmaması,

İmha işleminin kurum arşivi kurulmadan yapılmaya çalışılması, imhayla ilgili yeterli bilgiye sahip personel olmaması,

Arşivle ilgili teknik personel görevlendirilmemesi, sürekli görevli personelin değiştirilmesi, atıl personel çalıştırma yeri olarak görülmesi,

Sorunlar çoğaltılabilir, ancak aşağıda bu sorunlara önereceğimiz çözümler bulunmaktadır:

1. Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmelik kapsamında birim arşivlerinde bulunması gereken fiziksel özellikler edilerek, her müdürlükte bu yönde eksikler tespit edecek “Birim Arşivi Fiziksel İhtiyaç Raporu” oluşturulmalıdır. Bu çalışma, anılan Yönetmelik’te yer alan kurallar incelenerek bir kontrol listesi ile yürütülmelidir. Söz konusu kontrol listesi, görevlendirilen personel için bir rehber olmalıdır.   

2.Arşiv Yönetmelik’i kapsamında her bir müdürlüğün, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne göndermesi gereken “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” idarece belirlenen bir pilot müdürlük bazında taslak olarak hazırlanmalı, örnek olması için tüm müdürlüklere dağıtılmalıdır.

3. Birim arşivlerinde yapılması zorunlu olan arşivlik malzemenin ayrımına, hazırlanmasına ve uygunluk kontrolüne ilişkin ciddi, ayrıntılı mevzuat eğitimi alınmalıdır.

4. Müdürlük arşivlerinde yer alan klasör sırtlıklarının, standart dosya planı çerçevesinde hazırlanıp hazırlanmadığı, eksikliklerin ve hataların ‘Birim Bazlı Arşiv Raporu” ile ortaya konulması sağlanmalıdır.

5. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce yayımlanan, saklama planlarına göre imha yapılacak belge ile kurum arşivine aktarılması gereken evrak ayrımına ilişkin yöntem geliştirilmesi, pilot uygulama yapılması gerekmektedir.

6. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında inceleme yapılarak, resmi evrakın oluşturulması ve arşivlenmesi sürecine ilişkin “Yazışmaların Arşivlenmesine Kadar Yapılan İdari İşlem Süreçlerinin İlgili Mevzuatına Uyumun Değerlendirmesi Raporu” hazırlanması gerekmektedir.

7. İdarenin resmi yazışma süreçleri incelenerek, bu süreçte yaşanan sorunlar, tıkanıklar ve eksiklikler tespit edilmeli bu sorunları gidermeye dönük eylem planı hazırlanmalıdır. İç kontrol eylem planında da bu eylem gerçekleştirilecek eylemler bölümünde yer almalıdır.

Yazışma ister elektronik ortamda isterse fiziksel ortamda olsun, evrakın oluşturulma süreci eksik, hatalı başlamış ve bu süreçte hatalar yapılmaya devam ediliyorsa, arşivlenmesinde de ciddi problemlerin ortaya çıkması kaçınılmazdır.

Bu nedenle, idari bütünlük çerçevesinde ciddi bir dönüşüm yapma kararlılığıyla, bu sorunların üzerine gidilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde, hatalı tasniflenen evrakın, elektronik ortamda da hatalı depolanması sonucunu doğuracaktır.

Bu verilerin, hatalı tasnifi  ise indeksleme ve tarama açısından da ciddi sorunlara neden olacaktır.

Oldukça yüksek tutarlı yapılan dijital arşiv ihaleleri ile sorunların çözülmesinin mümkün olmadığını düşünmekteyiz. Öncelikle yapılması gereken, yukarıda da belirttiğimiz üzere bu konuyla ilgili kapsamlı bir eylem planı oluşturmak ve uygulamaktır.

 



Diğer Yazıları
KAMU ZARARI, KAMUNUN ZARARI MIDIR? - 2 19 Ocak 2017, Perşembe
KAMU ZARARI, KAMUNUN ZARARI MIDIR? 18 Ocak 2017, Çarşamba
Belediye Arşivleri Can Çekişiyor! 2 Ocak 2017, Pazartesi
DUVAR YÖNETİCİLER 26 Aralık 2016, Pazartesi
Deliler çağına hoş geldiniz!... 16 Aralık 2016, Cuma