Kuyumcu Ön Muhasebesi: Neden Cari Hesap İki Para Birimi Taşır?

Ön muhasebe ile muhasebe aynı şey mi?

Değildir. Muhasebe, yasal defterlerin tutulduğu ve beyannamelerin hazırlandığı alandır; bunu mali müşavir yürütür. Ön muhasebe ise işletmenin kendi içinde tuttuğu, günlük kararları besleyen kayıt katmanıdır: kasa, banka, cari, stok ve belge hareketleri.

Kuyumculuğa özgü tarafı, tutarların yanında gram bakiyesinin de izlenmesidir. Ön muhasebe dağınıksa ay sonunda mali müşavire giden dosya da eksik olur ve düzeltme yazışmaları başlar.

Tek kayıt mantığı ne demek?

Bir satış yapıldığında dört şey aynı anda değişir: kasa veya banka bakiyesi, müşterinin cari hesabı, stoktaki gram ve has karşılığı, ve düzenlenecek belge. Bunların dört ayrı yere elle yazılması, hata ve mutabakatsızlığın birinci kaynağıdır.

Tek kayıt mantığında işlem bir kez girilir, etkilediği tüm alanlar otomatik güncellenir. Pratik karşılığı şudur: gün sonunda kasa sayımı ile sistemdeki bakiye arasında fark çıktığında, farkın nereden geldiği tek bir kayda kadar izlenebilir.

Bu noktada bir ayrıma dikkat etmek gerekir. Tezgâhta basılan termal makbuz bir bilgi fişidir; mali değeri yoktur ve resmî belge yerine geçmez. Resmî belge, fatura veya gider pusulası olarak ayrıca düzenlenir. Alış işlemi gider pusulası adayı, satış işlemi fatura adayı olarak muhasebeye aktarılır.

Cari hesap neden iki bakiye taşıyor?

Kuyumculukta bir müşteri borcunu TL olarak da gram olarak da taşıyabilir. İkisi aynı alanda toplanırsa bakiye anlamını kaybeder.

Doğru kurgulanmış bir sistemde her cari için açılan hesap kartı TL bakiyeyi ve altın bakiyeyi ayrı ayrı gösterir. Hesap ekstresi de hem TL hem altın bazında alınabilir; bu, müşteriyle yapılacak mutabakatta iki tarafın referans alabileceği ortak kayıt olur.

Vade takibi de bu katmanda yürür. Vadeli satışta ödeme tarihi girilir, sistem yaklaşan ve geçmiş vadeleri listeler ve geciken alacaklar için uyarı üretir. Vade raporları nakit akışı planlamasının temelini oluşturur.

Banka hareketleri neden otomatik aktarılmalı?

Tahsilatın önemli bölümü havale, EFT ve kart yoluyla gelir. Bu hareketlerin ekstreden okunup elle cariye işlenmesi hem zaman alır hem eşleştirme hatasına açıktır.

İki yöntem kullanılıyor. Birincisi, bankanıza tanımladığınız e-posta adresine gelen hesap hareketi bildirimlerinin otomatik ayrıştırılması. İkincisi açık bankacılık, yani open banking bağlantısıyla hareketlerin anlık akması.

Hasfiyat tarafında onun üzerinde banka destekleniyor; Halkbank, Garanti, İş Bankası, Ziraat, Akbank ve Enpara bunların arasında. Hareket düştükten sonra TC kimlik numarası, IBAN veya ad-soyad ayrıştırılarak müşteri kartıyla eşleştiriliyor. Aynı işlemin tekrar görünmesi engelleniyor ve tüm bankalar tek panelde sekmeli olarak toplanabiliyor.

Eşleşmeyen kalemler ayrı listede bekletilir ve kullanıcı yalnız bunlarla ilgilenir. Yüz hareketin doksanı kendiliğinden yerine oturduğunda gün sonu kapanışı dakikalara iner.

Cari mutabakatı neden gecikir?

• Aynı müşterinin birden fazla kartla kayıtlı olması: "Ahmet Yılmaz" ve "A. Yılmaz" iki ayrı cari gibi görünür.
• Altın ve nakit bakiyenin tek alanda tutulması: Bakiye doğru görünse bile geçmiş okunamaz hâle gelir.
• Tahsilatın işlendiği tarihle bankaya geçtiği tarihin farklı olması: Gün sonu kapanışında açıklanamayan bakiye üretir.
• İade ve değişimlerin ters kayıtla değil yeni satış olarak girilmesi: Cari hareket sayısı şişer.

Gün sonu kapanışının tek mağazalı bir işletmede on beş dakikayı aşmaması beklenir. Süre uzuyorsa sorun genellikle iş yükünde değil, kayıt düzenindedir. En yaygın üç neden: gün içinde işlenmeyen hurda alımları, elle girilen banka hareketleri ve duplike olmuş cariler.

Kasa, cari, banka hareketleri ve raporlamanın tek panelde nasıl birleştiğini görmek için Hasfiyat ön muhasebe sayfasını inceleyebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Cari hesapta altın ve TL borcunu ayrı takip edebilir miyim?

Evet ve edilmelidir. Her cari için açılan hesap kartı TL bakiyeyi ve altın bakiyeyi gram veya has cinsinden ayrı gösterir. Bir müşteri size hem beş gram altın hem belirli bir TL tutarı borçlu olabilir; ekstre bunu iki ayrı satırda gösterir. İki para birimini tek sütunda toplamak bakiyeyi okunamaz hâle getirir.

Termal makbuz resmî belge yerine geçer mi?

Hayır. Makbuz bir bilgi fişidir, mali değeri yoktur. Müşteriye işlemin dökümünü vermek ve iç kayıt tutmak için kullanılır. Resmî belge, satışta fatura, mükellef olmayandan alımda gider pusulası olarak ayrıca düzenlenir.

Kredi kartı komisyonları nasıl takip edilir?

Satış tutarı ile bankadan hesaba geçen net tutar arasındaki fark komisyondur ve gider olarak izlenmelidir. Otomatik banka aktarımı kullanıldığında bu fark kendiliğinden ortaya çıkar. Elle takipte çoğu işletme komisyonu ay sonunda toplu fark eder, bu da ürün bazlı kârlılığı yanıltır.

Birden fazla kasa tutulabilir mi?

Tutulabilir ve çok şubeli yapılarda gereklidir. Mağaza kasası, banka hesapları ve şube kasaları ayrı tanımlanır; aralarındaki transferler virman kaydıyla izlenir. Tek kasa altında toplamak başlangıçta basit görünse de fark çıktığında kaynağını bulmayı imkânsız hâle getirir.